En este acercamiento a la Inteligencia Colaborativa, exponíamos en el artículo previo [QVO#010] Inteligencia Colaborativa V – Los ingredientes] como los Procesos Colaborativos son un instrumento vital para la imprescindible evolución de la mentalidad y los niveles de consciencia -individual, grupal y organizacional- que requieren los escenarios de complejidad en que actuamos.
Estos Procesos Colaborativos, junto con los Procesos Tecnológicos que pueden sustentarlos, son el foco de este artículo.
Los Procesos Colaborativos
Decíamos que su diseño, sencillo y práctico, impacta en el pensar, sentir y hacer de las personas, ayudándolas a incorporar paulatinamente nuevas actitudes e integrar con su uso estos nuevos hábitos colaborativos.
Y diferenciábamos estos procesos en dos grandes familias, según el espacio de trabajo en que se desarrollan:
- Los espacios de Comprensión-Exploración, cuando nos enfrentamos a nuevas situaciones complejas, para entenderla y explorarlas hasta crear una visión compartida y alineada.
- Los espacios de Acción-Reflexión, cuando tenemos claridad para avanzar eficientemente en la resolución de nuestras tareas y actividades desde el pensar, sentir y hacer conjunto.
Y, ya dentro de este segundo espacio de Procesos de Acción-Reflexión, presentamos el diseño SCM (Sociocratic Circle Organization Method) que creó Gerard Endenburg, allá por los años 70 del pasado siglo y que fue perfeccionando hasta alcanzar un sencilla e inteligente propuesta para gobernar y gestionar personas y organizaciones.
Exponíamos que está sustentado en tres principios –Eficiencia, Transparencia y Equivalencia– y que su aplicación permite dar un enorme salto hacia la autogestión, la participación y la responsabilidad de todos los miembros de la organización, configurando sistemas resilientes y coherentes.
Con una concepción modular, gestiona tres tipos de componentes:
- Las Estructuras y las relaciones
- Las Prácticas y Procesos Colaborativos
- Los Procesos Tecnológicos
1. Las Estructuras Orgánicas y las Relaciones
Hay dos elementos clave para diseñar estructuras orgánicas que nos permitan una colaboración flexible y eficiente: las unidades colaborativas (“círculos” en el lenguaje de Endenburg) y los roles.
1.a Las Unidades Colaborativas, las células básicas de la Inteligencia Colaborativa
Para que emerja la Inteligencia Colaborativa, las personas necesitan espacios de seguridad y confianza, microclimas donde confluyan armónicamente la diversidad y la suma de miradas, para…
- obtener la riqueza de la multiperspectiva, valorando las diferencias y la diversidad cómo complementariedad.
- desarrollar la potencia de las conversaciones generativas para innovar y cocrear.
- afianzar la cocreación con participación intensa, movilizando el conocimiento tácito y la creatividad.
- generar intangibles como confianza, motivación, liderazgos, compromiso, lenguaje común, etc.
Estos espacios son las “Unidades Colaborativas” o, en un símil biológico, las “células básicas” de la Inteligencia Colaborativa.
Desde ellas podemos articular, escalable y flexiblemente, el tipo de estructura y conexiones entre ellas que vaya requiriendo el momento vital de nuestras organizaciones.
Cada Unidad se define con varios atributos: su propósito (“para qué existe”), su dominio (“ámbito de responsabilidad”) y objetivos (“qué logros debe conseguir”).
Y, para su funcionamiento, dispone de distintas prácticas (rondas, bitácora, roles) y procesos sistémicos (conversaciones generativas, reuniones, decisiones por consentimiento, generación de acuerdos y propuestas y elección abierta de roles).
Las unidades colaborativas se conciben como entidades semi-autónomas: se ajustan a los “qués y para qués” (propósito-dominio-objetivos) con los que nacen y evolucionan, mientras gozan de plena autonomía y capacidad de decisión en los “cómos” y los “quiénes” necesarios para su óptimo funcionamiento cotidiano.
1.b Los Roles
Así, cada unidad colaborativa es soberana para delegar las funciones que debe ejercer en su dominio. Lo lleva a cabo mediante la creación de roles o subconjuntos de funciones que se asignan entre sus miembros de forma dinámica, rotativa y por elección abierta de sus miembros.
La combinación “unidad colaborativa-roles” representa un avance conceptual profundo, pues otorga a la organización una gran flexibilidad para distribuir las competencias y la autoridad y adaptarse rápidamente a las necesidades cambiantes, superando la rígida asignación de las descripciones de puesto y los consiguientes silos.
Así, en lugar de “a cada puesto”, canaliza la asignación de funciones “a toda la unidad” que, a su vez y de forma autogestionada, las redistribuye dinámica y flexiblemente entre sus miembros a través de sus diferentes roles.
Cada persona puede tener uno (como mínimo) o varios roles, en la misma unidad o en diferentes. Facilita que las unidades colaborativas puedan actualizar rápidamente sus funciones y las de cada rol, así como crecer o decrecer con sus miembros o los miembros de otras unidades.
Los beneficios para las personas, la unidad y la organización son muy relevantes:
- el rol recibe de su unidad la autoridad para actuar y la persona que lo ejerce tiene la oportunidad de adquirir experiencia en su desempeño (equidad, desarrollo y motivación).
- son roles dinámicos: cada unidad va definiendo y evolucionando las funciones a gestionar por cada rol en cada momento (eficacia, compromiso)
- la rotación ofrece a las personas evolucionar en sus competencias y liderazgos, “despertando” sus talentos y propiciando que emerjan los liderazgos naturales (confianza, alineación propósito vital).
- la elección abierta de roles genera confianza y mirada apreciativa: la persona elegida recibe el respaldo para ejercer las funciones y responsabilidades acordadas (pertenencia, transparencia).
Hay dos tipos de roles:
- los roles estructurales, para hacer fluir la información y la toma de decisiones dentro de la unidad (Coordinación, Facilitación, Secretaría) y para intercomunicar las unidades y construir diseños orgánicos en red mediante “dobles enlaces” (pares Coordinadores-Representantes).
- Los roles funcionales, para cubrir las funciones concretas de operación que cada unidad tiene asignada (dominio y objetivos) y que irá creando o suprimiendo según lo vaya necesitando.
Con las unidades colaborativos y estos dos tipos de roles cubrimos tanto la eficiencia funcional, como el diseño flexible y evolutivo de cualquier tipo de estructura orgánica y las relaciones o conexiones que necesite.
Además, y como nota relevante, esta filosofía de unidades colaborativas y roles se adecúa de forma excepcional a los ambientes de teletrabajo. Ofrece una gran oportunidad para superar las dificultades que muchas organizaciones están experimentando con la implantación del teletrabajo y de entornos híbridos, como la falta de productividad, aislamiento, menor motivación y compromiso, etc.
1.c Un salto trascendente: el equilibrio Libertad-Responsabilidad
De forma inconsciente, estamos habituados a actuar “desde siempre” en culturas jerárquico-verticales (familia, colegio, administración pública), guiadas por los resultados, con poca autonomía y con responsabilidad acotada a las tareas individuales.
Ahora bien, este diseño “unidad colaborativa-roles” nos permite redibujar un nuevo equilibrio “Libertad-Responsabilidad” y, con ello, la apertura hacia culturas que combinan armónicamente lo “vertical” (orden, eficacia, resultados), con lo “horizontal” (autonomía, creatividad, liderazgos distribuidos).
Solo logrando este balance es posible abrir camino hacia la autogestión, en el que cada organización puede avanzar hasta donde considere necesario, según su propósito, valores y estrategia.
2. Prácticas y Procesos Colaborativos
De forma breve, describimos las distintas prácticas y procesos que, junto con la estructura y relaciones recién descritas, nos permiten generar, cual juego de piezas tipo lego o como un “collage”, todo tipo de intervenciones para canalizar y desarrollar la Inteligencia Colaborativa, según la necesidad de cada momento.
Para la dinámica cotidiana de relaciones en la unidad colaborativa, disponemos de prácticas como:
- las rondas, para un participación activa y equitativa: “todas las voces importan”.
- la bitácora, la memoria de la acción y reflexión colaborativa.
- los recién vistos roles, para distribuir equilibradamente las responsabilidades.
E, igualmente, podemos poner en juego los procesos sistémicos, estructurados y potentes, para explorar situaciones que difícilmente llegaríamos a solucionar considerándolas desde un único ángulo. Son, procesos estructurados y experimentados largamente, que propician conectar las mentes, las emociones y las experiencias de todos los participantes, para lograr aflorar las soluciones creativas e innovadoras que nos permitan navegar por la complejidad. Así, podemos reseñar ejemplos como…
- las conversaciones generativas, una interacción ordenada entre personas, tomando en cuenta los diversos modelos mentales desde los que observamos la realidad, para derivar un pensar nuevo: del antagonismo a la complementariedad.
- las reuniones, el espacio eficiente y creativo dónde se ejerce la Inteligencia Colaborativa. Un diseño sistémico, desde y para las personas, para lograr espacios de creación colaborativa aunando prácticas y procesos guiados por la facilitación.
- la toma de decisiones por consentimiento, método que integra todas las perspectivas que afloran en las decisiones complejas, en clara evolución de los métodos tradicionales como las votaciones o el consenso.
- la generación de acuerdos y propuestas, para elaborar propuestas integrativas y evolutivas, desde la multiperspectiva y con procesos iterativos de divergencia y convergencia.
- la elección abierta de roles, donde los miembros de cada unidad colaborativa deciden como conjugar la eficacia operativa con el bienestar y evolución de las personas,
Como es lógico, este rico repertorio de prácticas y procesos necesita un desarrollo y explicación más detallada y profunda, pues todos ellos aportan su granito de arena y son clave para crear el microclima de la colaboración inteligente. Pero, en este momento por cuestión de espacio no es factible. El propósito de esta familia de artículos es ofrecer una visión de conjunto de la Inteligencia Colaborativa. En el futuro le dedicaremos espacios monográficos y de profundización.
3. Procesos Tecnológicos y Herramientas
Vivimos una auténtica eclosión de herramientas digitales que nos abren múltiples nuevas opciones en las distintas fases de cualquier proceso colaborativo.
Tenemos a nuestro alcance y fácilmente accesibles una inmensa oferta de aplicaciones manejables desde múltiples dispositivos y en tiempo real. Todo esto, está llevando a la Inteligencia Colaborativa a una nueva dimensión y potencialidad, permitiendo su integración con diversos mundos complementarios.
Como una relación no exhaustiva, exponemos algunas de las herramientas y aplicaciones, más significativas :
- en la comunicación, tanto síncrona (videoconferencias, mensajería instantánea, chat en línea), como asíncrona (correo electrónico, foros de discusión).
- las herramientas cocreativas, como las pizarras y lienzos virtuales, wikis grupales, etc.
- las plataformas colaborativas grupales-organizacionales, que ordenan y almacenan las interacciones, las conversaciones y sus entregables.
- las plataformas abiertas para conformar todo tipo de ecosistemas de colaboración distribuida interdisciplinaria, multiinstitucional o global.
- las herramientas especializadas para la deliberación y debates, toma de decisiones y resolución de problemas.
- las bases de conocimiento en tiempo real, para apoyar y aumentar la eficacia de la memoria compartida y la capacidad para resolver problemas en el futuro, incluyendo nuevos caminos como la inteligencia artificial.
- Las herramientas de automatización de la inteligencia colectiva (crowdsourcing, sistemas de recomendación, opiniones), como fuente principalmente cuantitativa para los procesos colaborativos.
Ahora bien, conviene recordar que la tecnología es un medio, al servicio de las personas y las organizaciones y no debemos dejarnos deslumbrar por tantas posibilidades. Frecuentemente, menos es más y es trascendente graduar bien cuando necesitamos y cuando no estas herramientas, para configurar una infraestructura tecnológica con equilibrio entre su sencillez y su eficacia. La que cada organización y momento precise y pueda asimilar naturalmente.
Como ya hemos comentado la transformación cultural pasa por las personas y sus relaciones, los “hilos invisibles” que se entretejen entre ellas para una colaboración inteligente. Cuando la tecnología lo favorece, bienvenida sea. Pero, como en el juego de las siete y media, “si te pasas es peor”…
Conclusiones
Aunque de forma un tanto apresurada y superficial, en estos dos últimos artículos hemos hecho un recorrido por el significado y alcance de estos tres ”ingredientes” clave: Personas, Procesos colaborativos y Procesos Tecnológicos. Efectivamente son pilares básicos y necesarios para Inteligencia Colaborativa, pero… no suficientes. Nos quedan los dos ingredientes fundamentales para cerrar el círculo virtuoso de la Colaboración: La Facilitación y el Propósito. Ese es el foco del próximo artículo.
Otros Recursos: artículos previos familia “Inteligencia Colaborativa”
[QVO#006] Inteligencia Colaborativa I – ¿Colaboramos en nuestras organizaciones?
[QVO#007] Inteligencia Colaborativa II – ¿Colectiva o Colaborativa?
[QVO#008] Inteligencia Colaborativa III – El sentido común del siglo XXI
[QVO#009] Inteligencia Colaborativa IV – ¿Cómo hacerla emerger?
[QVO#010] Inteligencia Colaborativa V – Los ingredientes
