[QVO#012] Inteligencia Colaborativa VII – Facilitación y Propósito

Último artículo del mini-ciclo sobre Inteligencia Colaborativa

“No puedes predecir las tormentas, pero si prepararte para ellas”

En los dos artículos previos (V – Los ingredientes y VI – Estructuras orgánicas, Prácticas y Procesos) hemos recorrido los tres componentes nucleares de la Inteligencia Colaborativa, Personas, Procesos Colaborativos y Procesos Tecnológicos y, también, anticipado que existen otros dos elementos inspiradores y dinamizadores para estos procesos: la Facilitación y el Propósito.

Ambos componentes, a los que dedicamos este artículo de cierre del mini-ciclo sobre la Inteligencia Colaborativa, marcan una diferencia sustancial entre las “unidades colaborativas” y los “equipos tradicionales”.

4. La Facilitación

Ya hemos visto que para el buen funcionamiento dentro y fuera de las unidades colaborativas, disponíamos de unos roles que denominábamos como “estructurales”, destinados a hacer fluir la información, la comunicación, la colaboración y la toma de decisiones dentro de la unidad colaborativa (Coordinación, Facilitación, Secretaría) y a intercomunicar las unidades y abrir la posibilidad de construir diseños orgánicos y dinámicos, en red, mediante los “dobles enlaces” (pares Coordinadores-Representantes).

Para el desarrollo y sostenibilidad de la Inteligencia Colaborativa hay una función crítica, la Facilitación que, a no mucho tardar, va a ser de las más demandadas en aquellas organizaciones que quieran poner, auténtica y genuinamente, a “las personas en el centro”.

La Facilitación se canaliza mediante dos perfiles fundamentales y aún poco presentes en las organizaciones: el del Líder-Facilitador y el rol de Facilitador dentro de una unidad colaborativa:

El Líder-Facilitador, al ya hemos dedicado espacio en artículos previos (Liderazgo Consciente, Facilitador y Efectivo y Liderazgo Efectivo en tiempos de Emergencia), pasa por la necesaria resignificación del liderazgo que precisan las organizaciones emergentes. Son líderes que, a su habitual rol de gestión, incorporan un nuevo rol de facilitación, con el que potencian el desarrollo y compromiso de las personas, impulsan nuevos modelos colaborativos y posibilitan el rediseño de las organizaciones. Se ponen al servicio de sus áreas y unidades colaborativas para propiciar procesos enriquecedores en los que el cuidado de las personas y la creación de espacios seguros sean una prioridad. Transforman su rol de liderazgo de una posición en la que se tienen todas las respuestas a una actitud en la que se formulan todas las preguntas.
El rol de Facilitador es primordial para el fluido funcionamiento del lúcido entramado de prácticas y procesos que sustentan la actividad dentro de las unidades colaborativas y su intervención propicia que aflore la “magia” de la Inteligencia Colaborativa.

Estos roles Facilitadores, en los que nos focalizamos en este artículo, tienen un papel crucial en la eficiente dinámica interna de las unidades colaborativas.

Superar nuestros viejos hábitos individualistas pasa por un cambio de mentalidad profundo e ir abandonando automatismos profundamente enraizados. Y cualquier cambio de hábitos no es sencillo. Es un proceso de evolución que podemos iniciar con formación y entrenamiento pero que, para su verdadera interiorización, ha de ser vivido en nuestro hacer cotidiano. Ese es el sentido de las prácticas y procesos colaborativos que se desarrollan en las unidades colaborativas y donde se revela la trascendente importancia del facilitador.

Se suele describir al Facilitador como el “guardián” del proceso de la Inteligencia Colaborativa, pues debe cuidar que se lleven a cabo adecuadamente todos sus pasos y normas. Su responsabilidad no es cuidar o proteger a las personas, sino proteger el proceso, para que las personas cuiden de sí mismas. En un símil deportivo, podemos asemejarlo al “árbitro” que está al servicio del juego, no de los jugadores. Al principio puede resultar incómodo, porque nuestros interiorizados hábitos se resisten a dejar paso a las nuevas “formas de percibir y hacer”. Un buen ejemplo es la común la tendencia de algunas personas a ocupar excesivo tiempo o protagonismos o aferrarse a sus opiniones, situaciones para las que un buen facilitador dispone de recursos para moderarlas, haciendo que todas las personas dispongan de similares oportunidades de opinar e intervenir.

Pero, un buen facilitador o facilitadora no solo tiene estas funciones de “árbitro”: para lograr sus objetivos, un propicia y sostiene diversas y relevantes facetas relacionales:

crea espacios de confianza mutua y escucha respetuosa, empoderando a las personas para que liberen toda su energía.
fomenta la participación y contribución de todas las personas, gestionando la tendencia de algunas a dominar la conversación y de otras a participan poco.
ayuda a entablar conversaciones generativas para procesar problemas complejos y conflictos, hasta lograr una comprensión más completa de todos los puntos de vista y mayor compromiso en las decisiones.
cuida la eficiencia en tiempo y dinero: ayuda a lograr más en menos tiempo, focalizando la energía en los temas relevantes y reduciendo la necesidad de nuevas reuniones.
sostiene los procesos cocreativos: cuida la recogida de todos los puntos de vista y las opiniones sólidas y propicia la generación de soluciones creativas que todos los miembros puedan apoyar y avanzar con un sentido de propiedad compartida.
es flexible y está abierto a ideas que, aunque puedan diferir de las normas establecidas, intuye que pueden mejorar la colaboración y la creatividad.
adapta su estilo de facilitación a las necesidades de la unidad en cada momento.

No es un rol sencillo, pues para ejercerlo solventemente se requiere un buen nivel de conciencia, formación específica y experiencia en la gestión de personas. Las personas facilitadoras equilibran las dos fuerzas opuestas, pero complementarias, que son esenciales en la vida: el Yin, asociado a la sensibilidad femenina, lo horizontal, las relaciones, y el Yang, vinculado a lo masculino, lo vertical, el orden.

Las unidades colaborativas y las organizaciones están cambiando continuamente, como sistemas complejos que son, y necesitan para un fluir armónico y equilibrado ambas energías, masculina y femenina, para mantener su evolución y sostenibilidad.

Las personas facilitadoras disponen de cualidades personales como:

imparcialidad y neutralidad.
sensibilidad y respeto con las personas, para que todas tengan voz.
carácter para proteger el proceso y hacer cumplir las reglas del juego.
conocimiento y experiencia en todos los procesos, herramientas y prácticas colaborativas.
implicación en el propósito, principios y valores de la organización y de la unidad.

Aunque inicialmente suelen ser profesionales externos especializados, el objetivo de una organización evolutiva y consciente es lograr, mediante desarrollo interno, que estos perfiles y roles acaben integrados en su plantilla, bien como perfiles dedicados, bien como roles rotativos dentro de las unidades colaborativas.

De forma coloquial, podemos decir que los facilitadores y los líderes facilitadores son los “viralizadores” de la Inteligencia Colaborativa en las organizaciones, sus agentes de transformación. Una buena facilitación es un movimiento profundamente transformador para todos y permite organizaciones flexibles y en permanente evolución. También dedicaremos más espacio sobre la facilitación en futuros artículos de Emergentes.

5. Propósito: Principios y Valores

Aunque lo presentamos como último “ingrediente”, el Propósito es realmente el punto de partida en cualquier proyecto o iniciativa compleja. Formalizarlo, comprenderlo y compartirlo entre todos los implicados es fundamental.

Un propósito bien establecido, compartido por todos y capaz de evolucionar de acuerdo con las necesidades de la organización, ofrece a las personas la energía necesaria para la transformación y evolución. Y, en la medida que la Inteligencia Colaborativa es motor de transformación cultural, la claridad alrededor del propósito es crítica para su éxito.

Una organización colaborativa necesita una buena alineación de propósitos en todas las escalas de sistema: individual, grupal y organizacional y los tres han de compartir la misma característica: deben ser evolutivos y compartidos por todos.

Así, la unidad colaborativa nace con un propósito que se alinea y evoluciona con el propósito de la organización. Pero, y este un punto muy relevante, este propósito de la unidad debe estar también alineado con los propósitos vitales de sus miembros. Gracias al uso de los roles, podemos emparejar mejor los intereses de las personas con las necesidades de la unidad. Y todo ello abre un camino poderoso tanto para aflorar los talentos y singularidades de las personas, como propiciar ese ajuste de propósitos entre el de la unidad y los individuales. Sin esa alineación, difícil será sostener el compromiso y motivación de las personas (más con las expectativas de las nuevas generaciones, millenials, Z, etc.)

Junto con Propósito están los Principios y Valores, las creencias fundamentales que guían los comportamientos y la toma de decisiones dentro de la organización. Definen lo que defendemos y su propósito y forma parte de la cultura de la organización. Los principios y valores son como el hilo que conecta todas las acciones individuales.

La comprensión e interiorización del Propósito, Principios y Valores adquieren tremenda importancia cuando queremos ofrecer a las personas, como es el caso de la Inteligencia Colaborativa, gran autonomía en su trabajo, desde el equilibrio libertad-responsabilidad. Igualmente, a este tema del Propósito y los Valores dedicaremos futuros artículo de la serie QVO para profundizar y reflexionar.

Los beneficios tangibles e intangibles de la Inteligencia Colaborativa

“No puedes predecir las tormentas, pero si prepararte para ellas”

Como bien expresan los marinos expertos, en cuanto a las impredecibles pero seguras dificultades a las que más tarde o más temprano se han de enfrentar, en nuestras organizaciones, envueltas en entornos de creciente complejidad, vivimos similares incertidumbres: tampoco podemos predecir las “tormentas”.

Ahora bien, lo que sí está a nuestro alcance es fortalecernos y estar preparados para ellas: sabemos nos van a llegar inexorablemente, cada vez con más frecuencia.

El valor de la Inteligencia Colaborativa para este fortalecimiento interno de nuestras organizaciones es enorme, como auténtica movilizadora y evolucionadora de la Cultura, el Liderazgo y las Personas.

Como conclusión, queremos sintetizar sus beneficios tangibles e intangibles.

La Inteligencia Colaborativa propicia…

sentido de comunidad y unidad, de sentirse escuchado y con capacidad de escuchar a otros.
transparencia, que crea confianza y motivación.
mayor compromiso para trabajar, aumentando la sensación de bienestar.
facilidad para enfocarse en la visión y apoyar a la misión, más allá del interés personal.
la emergencia de ideas nuevas, mejores y más creativas.
la eficacia: hacer mucho más en menos tiempo: mejores resultados y más rápidos.
un aprendizaje constante y mejorado, con vibrante sensación de eficacia.
un marco operativo experimentado, eficaz y flexible.

Conclusiones

Finalizamos con este artículo el mini-ciclo que hemos dedicado a una primera aproximación a la Inteligencia Colaborativa. Como bien anticipamos, es una disciplina-convergente e inmensa que se alimenta de otras muchas disciplinas y prácticas interrelacionadas.

Somos conscientes de que hemos tratado un tanto superficialmente muchos temas y cuestiones que necesitan mayor profundidad. Nuestro objetivo es continuar profundizando en todos ellos, reflexionarlos, entenderlos. Sin prisas, pero sin pausas…

Como conclusión, no olvidemos que podemos definir a la Inteligencia Colaborativa como el corazón para la necesaria Transformación Cultural de nuestras organizaciones, para permitirnos crear nuestro futuro y abrir nuestras mentalidades para navegar de forma consciente y sostenible en el mundo “revuelto” que nos rodea.